La gestión documental

La gestión documental es el conjunto de técnicas y procesos encaminados a administrar la información registrada en los documentos de una persona u organización. En las últimas décadas las organizaciones, y cada vez más las personas, se están decantando por digitalizar buena parte de esos documentos.

Un sistema de gestión documental tiene que responder a preguntas como:

• ¿Qué información debe ser documentada?

El tipo de información dependerá de cada organización o persona. Parte de esa información ya se generará desde un inicio en formato electrónico, el resto puede convertirse en este formato por varias razones:

• • Economía
  • Coherencia en los formatos, para no tener una parte en soporte analógico y otra en formato digital
  • Facilidad para localizar la información archivada

La principal herramienta para digitalizar los documentos analógicos es el escáner, guardando la información en formato PDF o en formato de imagen, según la necesidad. Cuando esta necesidad es frecuente se recurre a dispositivos capaces de escanear grandes volúmenes y a aplicaciones software que automatizan el proceso.

• ¿Cómo facilitamos que varias personas participen en la creación de un documento?

Hoy en día existen varias soluciones para esto, desde el uso de aplicaciones que ya contemplan esta funcionalidad, hasta el uso de servicios de almacenamiento en la nube, que permiten el acceso simultáneo de varios usuarios a un mismo documento.

• ¿Cómo garantizamos la autenticidad de la información que contienen?

En general, cuando sea necesario, añadiendo la firma digital.

• ¿Qué documentos deben ser guardados?

Aparte de los que indique la normativa vigente, por ejemplo la legislación mercantil y fiscal obligan a mantener las facturas recibos, etc., los documentos que necesitan ser archivados dependerán también de las necesidades de cada organización o persona.

• ¿Cómo organizamos esos documentos para que puedan ser recuperados posteriormente en el menor tiempo posible?

Para ello será preciso que los empleados de la organización conozcan los principios de esta organización. En relación a la organización de documentos electrónicos estos principios deben referirse a:

• • qué estructura de carpetas debe crearse y mantenerse,
  • a cómo deben ser nombradas esas carpetas y
  • con qué criterios,
  • a cómo deben nombrarse los archivos y
  • en qué carpetas deben ser ubicados

• ¿Cómo nombramos los archivos para que puedan ser identificados los documentos que contienen?

Este punto se desarrollará en el apartado siguiente.

• ¿Cómo conseguimos la preservación de los documentos?

Cuando el documento electrónico está en su fase activa hay que asegurarse de su preservación mediante su duplicación en varios sistemas informáticos y/o mediante la realización de copias de seguridad. Cuando el documento está en su fase inactiva la principal preocupación será el soporte continúe siendo legible a pesar de los avances tecnológicos, por ejemplo, hoy en día sería difícil poder leer una archivo guardado en un disquete flexible pues apenas hay ordenadores con lectores de ese tipo.

• ¿Cómo garantizamos la confidencialidad de la información contenida en los documentos?

La confidencialidad hace referencia no sólo a impedir que personas ajenas a la organización tenga acceso a información sensible de la misma o a datos personales de clientes y empleados, sino que también debe garantizar que el acceso a la misma sólo sea por personas autorizadas dentro de la organización.

• ¿Cuál es la fecha de "caducidad" del documento, hasta cuándo debemos preservarlo?

Atendiendo a la legislación vigente los documentos deberán ser conservados durante un determinado periodo. Pero los documentos pueden tener que preservarse por más tiempo atendiendo a razones históricas. 

• ¿En qué formatos debe estar guardada la información para facilitar su consulta y recuperación?

Sobre todo cuando el documento electrónico esté en su fase Inactiva la elección del formato puede influir mucho en los tiempos de acceso y en la necesidad, incluso, de que el acceso tenga que ser físico, por ejemplo si el archivo definitivo está basado en cintas magnéticas no automatizadas.

Fases de la gestión documental

A grandes rasgos la gestión de los documentos electrónicos no difiere mucho de la de los documentos en papel:

1. Fase Activa: Durante la misma el documento está en creación o su consulta puede ser muy frecuente, por lo que debe accederse a él de forma ágil. Durante esta fase los documentos suelen custodiarse en las oficinas y en los ordenadores de los empleados. Los documentos electrónicos más vivos estarán en el escritorio de estos ordenadores o en las carpetas más accesibles, cuando no se estén utilizando en el más breve espacio de tiempo se guardarán en carpetas de estos mismos ordenadores, aunque en carpetas en las que prime la organización de los documentos por encima de la facilidad de acceso.
2. Fase Semiactiva: El documento ya no se consulta habitualmente pero puede ser necesario el acceso a esa información. Durante esta fase los documentos suelen custodiarse en las oficinas centrales y en servidores centrales de las organizaciones, a los cuales pueden acceder los empleados.
3. Fase Inactiva: El documento ya prácticamente no se consulta casi nunca, se continúa guardando por razones legales (la normativa obliga a mantener cierta parte de la documentación durante unos años) o históricas. Durante esta fase los documentos se custodian en las oficinas centrales, en dependencias específicas, y los documentos informáticos en soportes dónde priman la perdurabilidad de la información y la economía por encima de otros factores (cintas magnéticas, soportes ópticos, etc.)