Criterios para nombrar archivos y carpetas

Los criterios para nombrar archivos y carpetas pueden ser muy variados en función de las necesidades de cada organización o persona, pero en general son recomendables seguir las siguientes pautas:

• Crear carpetas por cada asunto principal:

Estas dependerán de las distintas necesidades, que no sólo varían de una empresa a otra, sino que serán diferentes dentro de los distintos departamentos de la organización. Algunos ejemplos podrían ser: "Clientes", "Proveedores", "Acreedores", etc. otras como "Proyectos", "Presupuestos", "Informes", etc.

Hay que huir de carpetas por tipos de archivos, pues los Administradores de Archivo ya son capaces de ordenar los archivos por su tipo, convirtiéndose este tipo de carpetas en superfluas.

• Evita estructuras de carpetas demasiado largas:

Si bien es recomendable guardar los archivos dentro de carpetas, y éstas deben estar dentro de otras (se llamarán entonces subcarpetas o subdirectorios) cuando sean una subcategoría de una carpeta principal, no es bueno generar estructuras demasiado grandes, de lo contrario resultará tedioso navegar por ella para localizar la información.

Además hay que tener en cuenta que los Sistemas de archivos de los distintos Sistemas Operativos tienen limitaciones en cuanto a la longitud máxima del nombre del archivo, y en algunos Sistemas de archivos de disco, como en el de Windows (NTFS), la ruta de un archivo forma parte de su nombre, por tanto un archivo que esté dentro de una estructura de carpetas muy grande terminará teniendo una longitud de nombre máxima pequeña.

• Elegir nombres descriptivos:

Es necesario que el nombre del archivo describa mínimamente cuál es el contenido del documento, lo contrario repercutirá en un enorme aumento del tiempo necesario para recuperar la información cuando el documento ya lleve un tiempo creado o deba ser localizado por una persona diferente de la que lo creó.

Un error a evitar es confiar que el documento se puede identificar por la carpeta en la que se encuentra, por ejemplo el documento que corresponde a un presupuesto al cliente Transportes González no debería dejar de hacer mención al nombre del cliente aunque el documento se encuentre en la carpeta "Gonzalez_Transportes", pues si más adelante se mueve el documento ya no sabremos a quién pertenece el presupuesto. En cambio el nombre "Presupuesto_Gonzalez_Transportes_20160611.xls" nos garantiza que en todo momento, se ubique el archivo dónde sea, no indica que se trata de un presupuesto emitido al cliente Transportes González el día 11 de junio de 2016 en formato "hoja de cálculo".

• Evitar ciertos caracteres:

Como ya vimos en un apartado anterior es recomendable evitar ciertos caracteres, entre los que cabe destacar las vocales acentuadas, el caracter "ñ" y el espacio en blanco. Para ello debemos separar las palabras con un guión bajo "_" o escribir en mayúscula la primera letra de cada nueva palabra (técnica denominada "Camel case").

También deben evitarse los artículos ("el", "la", etc.) o las conjunciones ("y", "que", "ni", etc.) y las palabras que no aporten información.

Las abreviaturas, salvo que estén normalizadas (figuren en unas reglas conocidas por los empleados de la organización) también debería evitarse siempre que sea posible o que sean especialmente conocidas.

• Integrar las fechas cuando sea conveniente:

A veces es necesario conocer la fecha en que se generó el documento para identificarlo de forma adecuada, en esos casos es recomendable integrar la fecha en el nombre del archivo. Está desaconsejado confiar esa función a la fecha de creación o modificación que muestra el Administrador de Archivos, pues en caso de mover el archivo la fecha de creación original desaparecerá. A veces este inconveniente se puede subsanar con los metadatos del documento, o con texto que forma parte del mismo, pero esto obliga a abrir el documento para comprobar su fecha y por tanto conocer su identidad.

Si se añade la fecha al documento es recomendable usar el formato "YYYYMMDD" para que al ordenar los archivos por orden alfabético también se ordenen por orden cronológico.

• Orden numérico:

Cuando sea necesario añadir números a los documentos es recomendable añadir ceros a la izquierda para que al ordenarlos alfabéticamente coincida también con el orden numérico.

• Uso de nombres propios:

Si es necesario añadir un nombre propio en el nombre del documento es recomendable poner en primer lugar su primer apellido y en segundo lugar su nombre de pila para facilitar el orden alfabético.

• Control de versiones:

Si un documento pasa por sucesivas etapas durante su gestación es recomendable que el nombre incluya su número de versión para facilitar su seguimiento y evitar confusiones entre distintas versiones. Es común usar sufijos como "_v03", por ejemplo: "BalanceFinal2016_v04.xlsx"